Υπάρχουν δυο τρόποι για να κάνετε τακτικά το email σας backup: Είτε αντιγράφοντας ένα σύνολο αρχείων του υπολογιστή σας σε κάποιο μέσω αποθήκευσης είτε αυτοματοποιημένα μέσω κάποιου backup προγράμματος.
Στο Outlook Express τα αρχεία που πρέπει να γίνουν backup είναι συνήθως τα εξής:
Ενώ στο Microsoft Outlook:
Ωστόσο, για μεγαλύτερη ασφάλεια μπορείτε να χρησιμοποιήσετε κάποια εφαρμογή backup, η οποία αυτοματοποιεί αυτή την διεργασία. Μια τέτοια εφαρμογή είναι η Amic Email backup την οποία μπορείτε να κατεβάσετε από την διεύθυνση:
http://www.amictools.com/v-amic_email_backup.html
Ακολούθως μπορείτε να την ρυθμίσετε να λαμβάνει backups κάθε πρώτη του μήνα ή και πιο συχνά και να τα αποθηκεύει σε συγκεκριμένες θέσεις στον δίσκο (schedule). Στο backup αποθηκεύονται οι λογαριασμοί, τα Emails, το βιβλίο διευθύνσεων, οι κανόνες που έχετε δημιουργήσει κ.ο.κ.
Αν κάνετε για παράδειγμα κάποιο format στον υπολογιστή σας, το μόνο που θα χρειαστεί να κάνετε είναι να κατεβάσετε πάλι αυτήν την εφαρμογή, να την εγκαταστήσετε στον υπολογιστή σας και να κάνετε restore το τελευταίο backup.